Экономьте на связи: как виртуальные номера сокращают расходы

Компания на физических линиях платит не только за минуты разговоров. К счету добавляются аренда каналов, обслуживание АТС, подключение каждого нового рабочего места и отдельные тарифы под каждую страну присутствия. Один PRI-канал обычно поддерживает 23 голосовых канала. По рыночным оценкам, его ежемесячная стоимость может составлять около $300–800 за одну локацию в зависимости от оператора, региона и условий контракта. Компания платит за доступную ёмкость даже тогда, когда часть каналов используется только в часы пиковой нагрузки.

При расширении расходы растут. Новый офис требует подключения, международный рынок может потребовать локальных номеров и договоров с операторами, а увеличение команды создает потребность в дополнительных каналах. Поэтому расходы на телефонию бизнеса корректнее считать через total cost of ownership. В него входят тарифы, оборудование, поддержка, подключение и дальнейшее масштабирование.

Виртуальные номера позволяют перенести значительную часть телефонии в IP-инфраструктуру. Компания подключает номера нужных стран без физической телефонной линии в каждой локации и направляет звонки на АТС или распределенную команду. Экономия на связи в такой модели складывается из нескольких статей: инфраструктуры, обслуживания, международного трафика и расширения системы.

Сколько на самом деле стоит традиционная телефония

Ежемесячный счёт оператора показывает только часть расходов. В традиционной модели нужно учитывать CAPEX на АТС и оборудование, регулярную оплату каналов, техническое обслуживание, международные тарифы и расходы при расширении системы. Чем больше офисов и стран охватывает компания, тем больше отдельных компонентов появляется в этой структуре.

Физические линии создают расходы еще до первого звонка

PRI работает с фиксированным количеством каналов. Если бизнесу в пиковое время нужно 20 одновременных разговоров, инфраструктуру приходится рассчитывать именно на эту нагрузку. То, что большую часть дня одновременно используются лишь пять или десять каналов, не уменьшает ежемесячную оплату самого подключения.

К каналам добавляется оборудование. АТС нужно приобрести, настроить и обслуживать. Новые рабочие места могут потребовать дополнительных портов, телефонов или кабельной инфраструктуры. При открытии второго офиса часть этих расходов возникает снова.

Отказ от физических линий сокращает потребность в таком CAPEX и дает снижение расходов на офисную инфраструктуру. Особенно это заметно в компаниях, где телефония растёт вместе с sales- или support-командой.

Международное присутствие увеличивает количество операторов и тарифов

Компании, работающей в нескольких странах, нужно организовать локальные номера и международный трафик. В бюджет могут попадать договоры с разными операторами, междугородний тариф, роуминг и международные call minutes.

Представим sales-команду, которая работает одновременно с Германией, Польшей, Великобританией и США. Если телефонная инфраструктура строится отдельно для каждого рынка, четыре GEO означают несколько операторов, счетов и тарифных моделей.

Через VoIP локальные DID-номера этих стран можно подключить к одной телефонной системе. Экономия на международных звонках в таком сценарии зависит от конкретных направлений и тарифов, но компании уже не нужно строить физическую телефонную инфраструктуру в каждой стране.

Как виртуальные номера меняют структуру расходов

IP-телефония меняет принцип формирования бюджета. Часть капитальных расходов переходит в регулярные операционные платежи. Компания платит за номера, каналы и трафик в соответствии со своей конфигурацией и может менять её при росте команды.

От CAPEX к OPEX

Виртуальный номер для бизнеса не привязан к телефонной линии в конкретном офисе. Вызов можно направить в облачную АТС, на SIP-аккаунт или нужному сотруднику.

Это уменьшает потребность покупать локальное оборудование перед запуском телефонии. OPEX при этом остаётся. Компания оплачивает номера, каналы, минуты и нужные сервисы.

Поэтому стоимость облачной телефонии нужно сравнивать с полным TCO предыдущей системы. Если смотреть только на ежемесячный тариф, часть экономического эффекта останется вне расчёта.

Сам тариф на виртуальный номер зависит от страны, типа номера и условий подключения. В расчет также нужно включать трафик и необходимое количество одновременных каналов.

Один провайдер для нескольких рынков

Централизация особенно заметна в международных компаниях. Вместо поиска локального оператора для каждого нового GEO номерную инфраструктуру можно собирать у одного DID-провайдера.

DID Global предоставляет виртуальные номера в 180+ странах. Компания может подключить номер для международного бизнеса в Великобритании, Канаде, Испании или другом нужном GEO и направить звонки на одну команду.

Например, если бизнес в течение года тестирует пять новых рынков, для каждого теста не нужно отдельно строить локальную телефонную систему. Номер подключается под конкретное GEO, а маршрутизация настраивается на действующую инфраструктуру компании.

На чём конкретно экономит бизнес

Финансовый эффект зависит от того, за что компания платит сейчас. Бизнес с собственной офисной АТС в первую очередь может сократить расходы на оборудование и его обслуживание. Международный sales-отдел получает больший эффект от централизации номеров и тарифов по направлениям. В контакт-центре основной статьёй часто становится голосовой трафик.

Инфраструктура и обслуживание

VoIP вместо стационарной линии уменьшает зависимость от физических каналов. Если компания уже использует IP-АТС, экономия на SIP Trunk может формироваться за счёт другой структуры тарифов и маршрутизации трафика.

При росте команды не нужно прокладывать отдельную физическую линию для каждого нового менеджера. В этом заключается масштабирование телефонии без затрат на новую кабельную инфраструктуру. При этом дополнительные пользователи, номера и каналы всё равно учитываются в итоговом счёте.

Локальные номера для международных клиентов

DID-номер для бизнеса позволяет использовать номер конкретной страны, хотя команда может находиться в другом месте. Например, британский номер можно направить на отдел продаж, сотрудники которого работают в нескольких странах.

Для отдельных задач используются toll-free номера. Они обеспечивают бесплатные входящие звонки для абонента, а разговор оплачивает компания. Такой номер имеет смысл там, где бизнес хочет убрать для клиента расходы на обращение.

Для международных компаний такая схема помогает организовать международные звонки без переплат, связанных с поддержкой отдельной физической телефонной системы в каждом GEO.

Где экономия ощущается сильнее всего

Одинаковая технология даёт разный финансовый результат в зависимости от модели бизнеса. Стартап может избежать первоначальных вложений в АТС. Международная компания сокращает количество локальных телефонных систем. Контакт-центр работает с cost per call, где даже небольшая разница в стоимости минуты накапливается на большом трафике.

Стартап без собственной АТС

Телефония для стартапов может запускаться сразу через IP. Команде из 10 сотрудников нет необходимости покупать физическую АТС, если звонки можно принимать через софтфоны или другую IP-инфраструктуру.

Телефония без оборудования удобна и для компаний без постоянного офиса. Телефония для удалённых команд позволяет объединить сотрудников в общую систему независимо от их местонахождения.

Если через полгода команда увеличивается с 10 до 25 человек, компания расширяет конфигурацию без монтажа новой офисной телефонной сети.

Компания с международными клиентами

В международном бизнесе значительную часть расходов создаёт сама география. Пять рынков могут означать пять наборов номеров, разные тарифы и несколько операторов.

Виртуальные DID позволяют централизовать эту систему. Менеджеры работают через одну телефонную инфраструктуру, а для клиентов используются номера соответствующих стран.

Такая схема упрощает оптимизацию телефонных расходов, поскольку компания может анализировать номера, направления и трафик в рамках одной конфигурации.

Контакт-центр с большим объёмом звонков

Для контакт-центра несколько центов разницы в стоимости минуты могут быть почти незаметны на одном звонке. На 100 000 минут в месяц разница в $0,01 за минуту уже составляет $1 000 ежемесячно.

Поэтому экономия на call-центре требует анализа call minutes, направлений и тарифов. Снижение cost per call даже на небольшую величину может давать ощутимый результат при большом объёме трафика.

Традиционная телефония и виртуальные номера: что сравнивать

Универсального процента экономии не существует. Компания с преимущественно локальными входящими звонками и международный контакт-центр имеют разные расходы. Для корректного сравнения нужно взять одинаковый период и включить в него все связанные с телефонией платежи.

Для расчёта можно взять счета за последние три месяца и отдельно посчитать номера, трафик, каналы, оборудование и поддержку. Затем эти данные сравниваются с новой конфигурацией. Так бизнес получает реальный total cost of ownership и может оценить ROI телефонии и сокращение расходов на телефонию.

Как сократить расходы на телефонию через DID Global

Первый шаг заключается в аудите текущего счёта. Нужно зафиксировать количество номеров, пользователей и каналов, международные направления, call minutes, расходы на оборудование и поддержку. Если компания планирует выход на новые GEO, их также стоит включить в расчёт.

DID Global предоставляет виртуальные номера в 180+ странах. Если SIP или АТС уже настроены, подключение номера может занимать от 15 минут в зависимости от страны, типа номера и требований к документам. Для международной компании это позволяет добавлять новые GEO без построения отдельной физической телефонной инфраструктуры.

Сравнивать только цены DID-провайдера или искать дешёвые звонки для бизнеса недостаточно. На итоговую сумму влияют страны, количество номеров, одновременные каналы, inbound и outbound трафик. Именно из этих параметров формируется бюджет корпоративной телефонии конкретной компании.

Для оптимизации расходов на связь передайте менеджеру DID Global текущую конфигурацию, нужные GEO и объём трафика. Команда подберёт номера и маршруты под этот сценарий. После расчёта можно сравнить новую модель с текущим TCO и увидеть, какие статьи дают наибольший потенциал для экономии.