Перехід на IP Телефонію: Покроковий посібник для вашого бізнесу

VoIP рішення (Voice over Internet Protocol) пропонують більше, ніж інтернет дзвінки. Перехід на IP-телефонію може зменшити щомісячні витрати на зв’язок до 50%. Ба більше, цифрова телефонія  стає основним інструментом  для автоматизації процесів, покращення якості обслуговування та гнучкості у масштабуванні ліній.

Впровадження IP-телефонії — не завжди легка справа.Від вибору рішення та провайдера залежатиме окупність інвестицій. Переведення систем на IP-телефонію також може потребувати заміни обладнання та навчання співробітників.

Готові перейти на IP телефонію для бізнесу? Наш міні-посібник для впровадження VoIP допоможе вам зробити це без перебоїв у сервісі, зайвих витрат і технічних труднощів.

Чому варто перейти на IP телефонію

‍

‍

VoIP має чимало переваг над аналоговими комунікаціями, як-от:

• Оптимізація витрат, особливо в разі міжнародних дзвінків або з’єднань (наприклад, SpeedCargo зменшив витрати на 38% завдяки цифровій телефонії)
• Швидке масштабування ліній завдяки віртуальним номерам та SIP-транкінгу
• Підвищена продуктивність операторів завдяки інтеграції з внутрішніми системами
• Ефективний розподіл дзвінків завдяки автоматичній маршрутизації
• Краща якість з’єднання та зменшений ризик перебоїв
• Покращений контроль якості завдяки детальній аналітиці та запису дзвінків

Підготовка компанії до переходу

Перш ніж порівнювати VoIP рішення для бізнесу, проаналізуйте ваші поточні системи зв’язку та потреби.

Аудит поточної телефонії та інфраструктури

Якщо ви досі покладається на аналогове обладнання, у вас є два варіанти дій. Ви можете або підключити його до VoIP шлюзу, або ж замінити його на обладнання для IP телефонії. VoIP шлюз зазвичай підходить для бізнесів з обладнанням, яке ще не досягло кінця терміну служби.

Обладнання для IP телефонії включає:

• VoIP телефони
• VoIP hands-free гарнітури
• Наявне обладнання, підключене до Інтернету (мобільні телефони, комп’ютери)

На відміну від аналогових комунікацій, дзвінки через IP-телефонію потребують інтернет-з’єднання. Відповідно, швидкість та пропускна здатність мають бути достатніми для обробки ваших обсягів дзвінків. Один дзвінок через IP-телефонію потребує щонайменше 100 кбіт/с.

Визначення потреб бізнесу

Аби обрати кращого провайдера IP-телефонії для компаній, оцініть ваші поточні та майбутні потреби, як-от:

• Середній та піковий обсяг дзвінків
• Вимоги до інтеграції з CRM та іншими системами
• Бюджет та необхідні капітальні витрати
• Автоматизація процесів (наприклад, маршрутизація викликів).

Подумайте над тим, які саме VoIP рішення вам потрібні. Ймовірно, ваш бізнес виграє від впровадження хмарної АТС. А як щодо віртуальних номерів? SIP-транкінгу?

Вибір VoIP провайдера та обладнання

Щоб обрати провайдера IP-телефонії, порівняйте доступні варіанти за цими параметрами:

• Якість дзвінків та доступність (не нижче 99,9%)
• Масштабованість ліній та гнучкість рішень
• Наявність та якість технічної підтримки для користувачів
• Можливість інтеграції з вашими системами (CRM, месенджери тощо)
• Досвід у впровадженні рішень у вашому сегменті (наприклад, досвід з VoIP для кол-центру)
• Наявність функціоналу для оптимізації комунікацій (аналітика, IVR тощо)

Після першого раунду перегляду та аналізу провайдерів IP телефонії в Україні, оберіть три-п’ятьох найкращих. Запросіть демо та порівняйте їхні пропозиції, перш ніж остаточно прийняти рішення.

Інтеграція VoIP із CRM та іншими сервісами

Інтеграція з іншими системами є однією з головних переваг інтернет-телефонії для бізнесу. Тому при встановленні IP-телефонії, забезпечте та протестуйте інтеграцію з вашою CRM, месенджерами та засобами для відеокомунікації. Інтеграція може бути доступною в кілька кліків безпосередньо у VoIP-рішенні або ж потребувати додаткової API розробки.

Налаштування та тестування системи

При налаштуванні IP-телефонії, зверніть увагу на:

• Перенесення наявних номерів без простоїв чи перебоїв
• Налаштування маршрутизації та переадресації викликів та IVR
• Розмежування прав доступу для користувачів різних рівнів.
• Налаштування запису дзвінків та збору аналітики
• Тестування внутрішніх та зовнішніх дзвінків для перевірки якості з’єднання

Аби уникнути помилок при налаштуванні, тісна співпраця з VoIP-провайдером стане у пригоді. Тому зверніть увагу на готовність провайдера допомогти вам перейти на IP-телефонію.

Навчання співробітників та запуск

‍

‍

Перш ніж остаточно перейти на корпоративну IP-телефонію, організуйте тренінги з використання нового обладнання і програмного забезпечення, а також:

• Підготуйте відеоуроки та детальні посібники
• Запропонуйте ІТ-підтримку
• Підготуйте та опублікуйте відповіді на поширені питання

Аби запуск пройшов плавно та без проблем, підготуйте поетапний план переходу. Почніть з пілотної програми для тестування системи в реальних умовах. Після нього поступово переведіть команди на VoIP. Залишіть стару телефонну систему активною паралельно з інтернет-телефонією протягом короткого періоду.

Контроль якості та подальша оптимізація

Для поточної оптимізації комунікацій, відстежуйте аналітику, яку збирає ваша хмарна АТС. Основні показники для оцінки якості VoIP-рішення включають:

• Якість дзвінків: Затримка, джитер, кількість обірваних дзвінків
• Надійність: Час безперебійної роботи, доступність VoIP сервісу
• Відгуки користувачів: Рівень задоволеності співробітників, кількість технічних проблем

Крім цього, хмарні рішення дозволяють моніторити показники ефективності ваших бізнес-комунікацій, як-от:

• Розв'язання проблем при першому зверненні (FCR)
• Задоволеність клієнтів (CSAT)
• Середня тривалість дзвінка
• Середній час у черзі
• Час першої відповіді (FRT)
• Коефіцієнт переадресації дзвінків

Не впевнені, з чого почати перехід на IP-телефонію та як уникнути перебоїв в обслуговуванні? Команда DID Global надає безоплатні консультації щодо впровадження наших VoIP рішень та адаптує їх під ваші конкретні потреби. Скоротіть телефонні витрати до 90% завдяки VoIP-інфраструктурі з доступністю 99,9% та покриттям у 150+ країнах!