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Este servicio es un sistema de comunicación telefónica creado sobre la base de una red informática. Procesando sus llamadas a través de Internet, le permitirá recibir todas las llamadas entrantes y salientes desde un teléfono móvil o fijo e incluso a través de aplicaciones.
También se denomina centralita virtual a la mini centralita, que tiene la misma funcionalidad y se convierte en una herramienta indispensable para las pequeñas y medianas empresas.
La centralita virtual se aloja en los servidores remotos del proveedor de servicios. Esto le permite evitar la compra y el mantenimiento de equipos físicos.
La empresa se registra en el proveedor de centralitas virtuales y obtiene acceso a una cuenta personal a través de Internet. El administrador realiza la configuración inicial del sistema: crea números internos, establece reglas de desvío de llamadas, saludo de voz, IVR (respuesta de voz interactiva) y otras funciones.
Los empleados de la empresa se conectan al sistema a través de teléfonos IP, aplicaciones móviles o programas informáticos con conexión a Internet.
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La centralita virtual ofrece una amplia gama de funciones: buzón de voz, conferencias telefónicas, grabación de llamadas, integración con CRM y muchas otras.
Las llamadas entrantes se desvían según la configuración establecida por el administrador. Puede tratarse de un desvío directo a un número concreto, una distribución secuestrada o un desvío a través de IVR.
El proveedor de centralitas virtuales proporciona asistencia técnica y actualizaciones del sistema para garantizar un funcionamiento sin problemas.
Imposibilidad de gestionar llamadas de varias sedes simultáneamente.
Solución: La centralita virtual permite crear números entrantes únicos para cada sede y redirigir las llamadas a los gestores correspondientes, garantizando una distribución eficaz de los flujos de clientes.
Los empleados trabajan en distintos lugares.
Solución: Las aplicaciones móviles y las interfaces PBX basadas en web permiten a los empleados recibir y realizar llamadas en nombre de la empresa desde cualquier lugar del mundo, garantizando la continuidad de la actividad.
La necesidad de integrar los números de móvil y fijo.
Solución: La centralita virtual ofrece la oportunidad de integrar todos los números corporativos en una única red, lo que simplifica la interacción con los clientes y dentro de la empresa.
Necesidad de integración con el sistema CRM para aumentar las ventas.
Solución: La centralita se integra con los sistemas CRM más conocidos, graba automáticamente todas las llamadas, adjunta los registros de llamadas a las tarjetas de los clientes y proporciona una base de datos actualizada para el análisis y el seguimiento.
Falta de control sobre el trabajo de los gestores y la calidad del servicio.
Solución: La función de grabación de llamadas y estadísticas de llamadas le permite analizar el rendimiento de los empleados, identificar problemas de servicio y llevar a cabo una formación específica.
Alto nivel de llamadas perdidas y pedidos perdidos.
Solución: La centralita virtual permite distribuir automáticamente las llamadas entrantes entre los operadores disponibles, notificar las llamadas perdidas y devolverlas rápidamente, minimizando la pérdida de clientes potenciales.
Uso ineficaz del presupuesto de marketing por falta de analítica.
Solución: La integración de la centralita con herramientas analíticas como Google Analytics permite realizar un seguimiento de la eficacia de las campañas publicitarias por canal de captación, optimizando los costes de marketing y mejorando las estrategias de promoción.
Utilizar una Centralita Virtual para empresas puede facilitar el trabajo eficiente con un equipo distribuido, escalar fácilmente la infraestructura, proporcionar entornos de trabajo flexibles y aumentar la eficiencia a través de diversas funciones. En particular, la centralita virtual le permite utilizar análisis, reducir costes, obtener acceso global y proporcionar ventajas económicas sobre los sistemas telefónicos tradicionales.
La conexión de una Centralita Virtual implica varios pasos: primero, se registra la cuenta y se selecciona el número de números que se necesitan. A continuación, se configuran los parámetros de funcionamiento, como los horarios de trabajo, las reglas de grupo, las respuestas automáticas, etc. A continuación se integra la centralita con otros sistemas, si es necesario, y se realizan pruebas antes de la implantación completa. Todo ello se completa con la conectividad y la supervisión para garantizar que el sistema funciona eficazmente. Nosotros le ayudaremos y respaldaremos en todo momento.
El tiempo de instalación de una Centralita Virtual depende de varios factores, como el grado de personalización necesario, el número de operadores, la integración con otros sistemas y la complejidad de la configuración. Normalmente, el proceso puede durar desde una hora hasta varios días. Las etapas de registro, selección de parámetros operativos, integración y pruebas afectan a la duración de la personalización.
